同志社校友会滋賀県支部 個人情報保護に関する規程

第1条 (目的)

この規程は、同志社校友会滋賀県支部(以下「本会」という。)が保有する個人情報の取扱いに関する基本的事項を定め、個人情報の取得、利用、保管に関する本会の責務を明確にするとと もに、個人情報の適正な保護に資することを目的とする。

第2条 (定義)

  1. この規程において、「個人情報」とは、本会の会員に関する情報であって、本会が業務上取得又は作成したもののうち、特定の個人が識別されうるものをいう。
  2. この規程において、「情報主体」とは、個人情報から識別される又は識別されうる個人をいう。

第3条 (責務)

  1. 本会は、個人情報保護の重要性を認識し、個人情報の保護に関し必要な措置を講じるとともに、個人情報の収集又は利用を行うにあたっては、情報主体の基本的人権を尊重し、プライバシーの保護に努めなければならない。
  2. 本会の役員並びに事務員は、業務上知り得た個人情報の内容を漏えい等又は不当な目的に使用してはならない。
  3. 前項は、役員・事務員がその立場(地位)でなくなった場合においても適用されるものとする。

第4条 (管理者の設置)

  1. 本会は、この規程の目的を達成するために、個人情報保護管理者(以下「管理者」という。)を置く。
  2. 前項の管理者は、本会支部長(以下「支部長」という。)とする。
  3. 管理者は、所管の個人情報の取扱いに関し、同志社校友会から助言又は指導等があったときは、すみやかに是正その他必要な措置を講じなければならない。

第5条 (個人情報の収集と利用目的)

  1. 個人情報の収集は、本会の業務に必要な範囲内で利用目的を明確に定め、その目的達成に必要な最小限度の範囲で行わなければならない。
  2. 個人情報の収集は、適正かつ公正な手段により、情報主体から直接に行わなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、第三者から収集することができる。
    1. 情報主体の同意がある場合
    2. 個人の生命、身体、健康又は財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ないと認められる場合
    3. 法令に基づく場合
    4. 本会の定める規定によって収集する場合
  3. 個人情報を第三者から収集する場合には、情報主体の権益及びプライバシーを侵害しないよ う、十分に留意しなければならない。
  4. 個人情報の収集は、思想、信条及び宗教に関する事項並びに社会的差別の原因となる事項に ついて、いかなる理由があっても行ってはならない。
  5. 本会における個人情報の利用目的は、以下のとおりとする。
    1. 本会から会員への連絡及びお知らせ
    2. 会報等の刊行物の配布
    3. 会員名簿への登録、会員名簿の発行及び配布
    4. 会費の徴収
    5. その他支部規則に定める、会員相互の親睦、研修等のための事業遂行に必要と判断された 諸業務

第6条 (共同利用)

  1. 本会は、個人情報を同志社校友会との間で共同して利用できるものとする。
  2. 前項の場合において、本会は、次の各号に掲げる事項を、あらかじめ、情報主体に通知し、又は情報主体が容易に知り得る状態に置かなければならない。
    1. 個人情報を共同利用する旨
    2. 共同利用する個人情報の項目
    3. 共同利用する者の範囲
    4. 共同利用する者の利用目的
    5. 共同利用する個人情報の管理について責任を有する者の氏名
  3. 本会は、情報主体から管理者に対して、所定の手続きにより自己に関する個人情報の共同利用の停止の請求があった場合には、当該個人情報の共同利用を停止する。

第7条 (利用及び提供の制限)

収集した個人情報は、定められた利用目的以外のために利用又は提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りではない。

  1. 情報主体の同意がある場合
  2. 個人の生命、身体、健康又は財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ないと認められる場合
  3. 法令に基づく場合

第8条 (第三者への提供)

収集した個人情報は、以下に該当する場合を除き、第三者へ提供してはならない。

  1. 情報主体の同意がある場合
  2. 法令に基づく場合
  3. 統計的データなど個人の特定できない状態で提供する場合
  4. 発送業務等の定型的業務を業務委託先に委託する場合。ただし、業務委託先との間で個人 情報の取り扱いに関する合意を交わすなど、適切な処置を行わなければならない。

第9条 (適正管理)

  1. 管理者は、個人情報の安全保護及び信頼性を確保するため、所管の個人情報の漏えい、滅失、毀損及び改ざんの防止に関し、必要な措置を講じなければならない。
  2. 管理者は、所管の個人情報を、その目的に応じ、正確かつ最新の状態に保つように努めなければならない。
  3. 管理者は、保有する必要がなくなった所管の個人情報を確実かつ迅速に破棄又は消去しなければならない。

第10条 (開示請求及び開示制限)

  1. 情報主体は、本会が保有する自己に関する個人情報について、管理者に開示を請求できる。
  2. 前項の請求があった場合は、管理者は当該個人情報を開示しなければならない。ただし、開示しないことに正当な理由があると認められる場合は、その理由を文書で通知することによ り、個人情報の全部又は一部を開示しないことができる。

第11条 (訂正又は削除)

  1. 情報主体は、自己に関する個人情報に誤りがあると認められる場合、管理者にその箇所の訂正又は削除を文書により請求することができる。
  2. 前項の請求があった場合は、管理者は遅滞なく調査・確認のうえ、必要な措置を講じ、その結果を情報主体に文書により通知しなければならない。訂正又は削除に応じられないときは、その理由を文書により通知しなければならない。

第12条 (利用の停止等)

  1. 情報主体は、本会が所有する自己に関する個人情報が、その利用目的の達成に必要な範囲を超えて取り扱われていると認められる場合、又は不正な手段によって取得されていると認められる場合は、管理者に文書でその利用の停止又は消去を請求することができる。
  2. 情報主体は、本会が所有する自己に関する個人情報が、不当に第三者に提供されていると認められる場合は、管理者に文書で第三者への提供の停止を請求することができる。
  3. 管理者は前２項の請求があった場合は、遅滞なく調査・確認のうえ、必要な措置を講じ、その結果を情報主体に文書により通知しなければならない。

第13条 (規程の改廃)

この規程の改廃は、本会の総会において決定するものとする。

附則

この規程は、2022年5月28日から施行する。